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L'ESECUZIONE DEL SOFTWARE BLUSTRING
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INTRODUZIONE
Il software Blustring può essere eseguito:
Qualunque sia la soluzione scelta, ti raccomandiamo di effettuare un backup giornaliero degli archivi contabili.
L'ESECUZIONE IN LOCALE
In questo tutorial, viene spiegato come:
- Installare il software Blustring;
- Visualizzare l'elenco delle posizioni contabili gestite (con il PC locale);
- Creare una nuova posizione contabile;
- Passare da una posizione contabile ad un'altra.
Poiché Blustring è un'applicazione WINDOWS, il software può essere installato in un qualsiasi PC con i seguenti requisiti minimi:
- Sistema operativo WINDOWS: Consigliato WINDOWS 10. In alternativa: W8, W7, Vista, XP;
- RAM: Minima 2GB, Consigliata 4GB;
- Spazio libero su disco fisso: Almeno 1 GB.
L'ESECUZIONE IN RETE
Per eseguire il software in rete, è necessario:
- Installare il software in TUTTI i PC della rete (come illustrato nel tutorial precedente);
- Eleggere a server uno dei PC collegati, condividendo la cartella in cui sono contenuti gli archivi contabili;
- A questo punto, gli altri computers fungeranno da clients, e potranno operare negli archivi contabili contenuti nel server.
In questa modalità di utilizzo, più persone possono lavorare contemporaneamente, anche nello stesso archivio contabile. Tuttavia, sconsigliamo di superare i 6 accessi simultanei (numero di operatori contemporaneamente all'interno della STESSA posizione contabile), evenienza praticamente impossibile negli studi commerciali e nelle piccole/medie imprese.
Inoltre, sconsigliamo l'utilizzo di reti wireless, poiché in questo modo, aumentano i rischi di corruzione.
L'ESECUZIONE CON DROPBOX
L'esecuzione in rete consente a più utenti di condividere gli stessi archivi contabili, ma questa modalità di utilizzo presuppone che gli utenti lavorino all'interno dello stezzo edificio e che i computers utilizzati siano collegati tra loro tramite una rete cablata.
La domanda nasce spontanea: 2 (o più) uffici, magari in città diverse, possono condividere gli stessi archivi contabili?
La risposta alla domanda è SI, grazie a DROPBOX.
COSA E' DROPBOX
In termini tecnici, è un servizio di sincronizzazione bidirezionale, ma non farti spaventare dal termine, in pratica è molto semplice, e funziona nel seguente modo:
- Dal sito DROPBOX, occorre aprire un account (gratuito), e scaricare un programma;
- Quindi, occorre eseguire il programma scaricato. In fase di esecuzione, verrà chiesto inserire l'ID e la PASSWORD dell'account. Questo programma va eseguito in TUTTI i computers da collegare;
- A questo punto, in tutti i computers sarà stata creata una cartella denominata DROPBOX. I files che verranno collocati in questa cartella saranno sincronizzati in modo bidirezionale con gli altri computers.
Mi spiego con un esempio: ipotizziamo di installare DROPBOX in 2 computers (che chiameremo PIPPO e PLUTO). Pertanto, in entrambi i computers, sarà presente una cartella denominata DROPBOX.
Se nella cartella DROPBOX del computer PIPPO viene collocato un file, questo verrà copiato (automaticamente) nella cartella DROPBOX del computer PLUTO, e pertanto, sarà accessibile all'utente del computer PLUTO.
A questo punto, se l'utente del computer PLUTO apporta una modifica al file, il file modificato verrà copiato nella cartella DROPBOX del computer PIPPO. Così, quando l'utente del computer PIPPO andrà ad aprire il file, non lo troverà nello stato iniziale, ma lo troverà aggiornato con le modifiche apportate dall'utente del computer PLUTO.
E così via... se l'utente del computer PIPPO apporta ulteriori modifiche, il file modificato verrà copiato nel computer PLUTO. Pertanto, quando l'utente del computer PLUTO andrà ad aprire il file, lo troverà aggiornato con le ultime modifiche apportate dall'utente del computer PIPPO.
Alla luce di quanto appena detto, quindi, i files contenuti nelle cartelle DROPBOX dei due computers saranno sempre identici.
L'UTILIZZO DI BLUSTRING IN COMBINAZIONE CON DROPBOX
A questo punto, dovrebbe essere chiaro che possiamo:
- Installare Blustring e DRPBOX in 2 (o più) computers;
- Trasferire gli archivi contabili dalla cartella di default (C:\COGE07\BASEDATI) alla cartella DROPBOX.
Riprendendo l'esempio precedente: se l'utente del computer PIPPO registra una fattura nella contabilità dell'azienda ALFA, quando l'utente del computer PLUTO andrà ad aprire la contabilità dell'azienda ALFA, vi troverà la registrazione della fattura effettuata dall'utente del computer PIPPO.
In sintesi, nelle cartelle DROPBOX dei computers PIPPO e PLUTO, troveremo gli stessi archivi contabili, aggiornati all'ultima modifica apportata.
VINCOLI DI DROPBOX
Affinché possa avvenire la sincronizzazione dei files condivisi, occorre rispettare le seguenti condizioni:
- I computers devono essere collegati ad internet;
- Più utenti NON possono lavorare contemporaneamente nello stesso archivio contabile. Possono lavorare contemporaneamente, ma su archivi contabili diversi (per gli studi commerciali, in genere, non è un problema);
- Occorre attendere almeno 5 minuti da quando viene chiuso il software Blustring, a quando viene spento il computer. Diversamente, le modifiche apportate potrebbero non essere trasferite negli altri computers;
- Occorre attendere almeno 5 minuti da quando si accente il computer, a quando si apre il software Blustring. Diversamente, le modifiche apportate dagli altri utenti potrebbero non essere acquisite.
STRUMENTI ALTERNATIVI
In questo tutorial, abbiamo parlato di DROPBOX poiché, allo stato attuale, rappresenta la piattaforma di sincronizzazione più diffusa.
In alternativa, è possibile optare per piattaforme che funzionano in modo analogo, come ad esempio: SugarSync, MemoPal, SpiderOak.
L'ESECUZIONE IN CLOUD
Il software Blustring può essere installato anche in un cloud server.
Così, può essere eseguito da qualunque dispositivo connesso ad internet (PC, MAC, IPAD, tablet android): basta eseguire una connessione con un desktop remoto.
Nell'esempio riportato, viene illustrato come effettuare l'installazione e l'esecuzione su cloud ARUBA, ma è possibile optare anche per altri fornitori di servizi in CLOUD.
Se decidi di optare per il servizio offerto da Aruba, per poter configurare un cloud server, occorre:
- Essere già iscritti ad ARUBA.IT, e possedere quindi una login: @aruba.it, e relativa password;
- Attivare un account ARUBA CLOUD, da associare all'account ARUBA.IT.
LA GESTIONE DEGLI UTENTI NEL CLOUD
Optando per l'installazione del software in un cloud server, è possibile condividere gli archivi contabili tra più utenti.
A differenza di quanto avviene con DROPBOX, più utenti possono lavorare contemporaneamente, anche all'interno della stessa posizione contabile.
IL BACKUP DEGLI ARCHIVI
Qualunque sia la soluzione utilizzata, consigliamo di effettuare un backup giornaliero degli archivi contabili.
Il tuo lavoro è troppo prezioso per rischiare di andare perso.
APPENDICE
PROBLEMI CON IL SISTEMA OPERATIVO? COME RISOLVERLI...
Nel PC risiedono tanti programmi di diverso tipo: drivers delle componenti hardware, browser, antivirus, databases, etc.
Alcuni software, installandosi, vanno a modificare dei files del sistema operativo, impedendo il corretto funzionamento di altri programmi.
Nel caso in cui il software Blustring non dovesse avviarsi, consigliamo di seguire le istruzioni fornite nel tutorial.